Ab dem 01.01.2025 sind die elektronischen Rechnungen
zwischen Unternehmen verpflichtend. Das ist keine Bürde,sondern eine enorme Chancen für jedes Unternehmen.
Was zu tun ist und welche Fristen es gibt,
erfahren Sie auf dieser Seite!
Letztes Update: 23.05.2025
Der Bundesrat hat im März 2024 im Rahmen des Wachstumsschancengesetzes zahlreiche Änderungen an Gesetzen beschlossen. Ein Ergebnis daraus ist der verpflichtende Umstieg von Unternehmen im Empfang und in der Versendung von Rechnungen auf die Norm EN 16391 auf B2B Ebene, also zwischen Unternehmen.
Ab 01. Januar 2025
Übergangsregelungen bis 31. Dezember 2026
Übergangsregelungen vom 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
Ab 2028 müssen die Vorgaben im gesamtem B2B eingehalten werden.
Achtung: Keine Übergangsfristen für den Empfang
Die oben genannten Übergangsfristen gelten ausschließlich für den Versand von E-Rechnungen. Für den Empfang der E-Rechnung gibt es keine Übergangsfrist: Im B2B-Bereich müssen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
In Deutschland sind beispielsweise alle Lieferanten, die Verträge mit der öffentlichen Hand haben (Business-to-Government - B2G), bereits verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch über das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes zu übermitteln. Dies betrifft Rechnungen an Bundesbehörden und andere öffentliche Auftraggeber.
Ab dem 01.01.2025 sind B2B-Unternehmen dazu verpflichtet elektronische Rechnungen auszustellen. Jedes Unternehmen, das Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringt, muss eine Rechnung in elektronischer Form ausstellen, die den gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht. Diese Regelung dient der Effizienzsteigerung und Standardisierung im Rechnungsverkehr und ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Im Business-to-Consumer-Bereich (B2C), also im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und privaten Endverbrauchern, besteht derzeit keine generelle gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen. Unternehmen können jedoch auch im B2C-Bereich auf freiwilliger Basis elektronische Rechnungen einsetzen, um die Prozesseffizienz zu steigern oder den Kundenservice zu verbessern.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?Im Rahmen der E-Rechnungspflicht werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgängig digitale Bearbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge ermöglicht. Der bislang lose Begriff der elektronischen Rechnung erhält nun eine neue klare rechtliche Bedeutung.
Bislang wurde von Unternehmen der Begriff einer elektronischen oder digitalen Rechnung für alle Formate verwendet, die in einer Datei vorlagen. Also PDF, TIFF, ZUGFeRD, X-Rechnung oder andere Fomate. Der Empfang war für Unternehmen nicht verpflichtend. All dies ändert sich jetzt.
Als elektronische Rechnung gilt jetzt der Standard gemäß der EN 16931. Dies ist grundsätzlich ein digital strukturierter Datensatz, z.B. als XML einer X-Rechnung. Es ist aber Technologieoffen und daher gibt es zahlreiche Formate. Die wesentlichen werden X-Rechnung und ZUGFeRD werden.
Alles, was nicht der EN 16931 Norm entspricht gilt jetzt als sonstige Rechnung und ist ab 2028 nicht mehr akzeptiert. Dazu gehören Papier, TIFF, einfache PDF oder andere nicht kompatible Formate.
Es gibt auch hier Ausnahmen, beispielsweise für angepasste EDI Formate.
Das neue datengetriebene Format der EN 16931 bietet zahlreiche Vorteile für die automatisierte Verarbeitung. Es birgt aber enorme Herausforderungen für Mitarbeiter, denn z.B. die X-Rechnung ist eine XML Datei und kaum lesbar für Mitarbeite. Dies kann demotivierend und blockierend für die Unternehmensprozesse sein. Es gibt Alternativen, wie das ZUGFeRD Format. Dieses besitzt ein lesbares Belegbild und die XML Daten im Hintergrund der PDF Datei. Es ist davon auszugehen, dass elektronische Rechnungen mit integriertem Belegbild von den Unternehmen besser akzeptiert werden.
Auf der linken Seite der Abbildung sieht man eine XML Datei der X-Rechnung. Dies ist ab 2025 ein gültiges Format, welches Unternehmen annehmen müssen.
Moderne DMS/ECM Systeme, wie Amagno, interpretieren aus den XML Dateien für Mitarbeiter auch eine Vorschau. Damit sollen reibungslose Rechnungsprozesse mit digitalen Stempeln und Anmerkungen ermöglicht werden.
Die EN 16931 Norm ist technologieoffen. Das kann bedeuten, dass ich in den nächsten Jahren weitere Formate erzeugt werden. Formate, die ggf. in anderen Länder der EU populär sind.
Die Europäische Union will die Digitalisierung insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer vorantreiben, um Betrugsfälle besser aufdecken zu können. Eine Initiative der EU-Kommission unter dem Namen „VAT in the Digital Age“ (ViDA) hat ein Maßnahmenpaket entwickelt, das die Einführung elektronischer Rechnungen und eines zentralen Meldesystems vorschreibt.
Das deutsche Wachstumschancengesetz und die ab 2025 geltende Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung sind erste Schritte zur Umsetzung dieser ViDA-Maßnahmen in nationales Recht.
Daten abtippen? Vergleichen? Automatische Erkennung via OCR antrainieren? Diese und weitere Effekte wirken sich sehr positiv für das Unternehmen aus. Arbeitserleichterung, hoher Automatisierungsgrad für schnellere Prozesse die für schnelleren Zahlungseingang und Nutzung des Skonto sorgen und vieles mehr. Die E-Rechnungspflicht ist eine echte Chance für die Produktivität von Unternehmen.
Die Animation zeigt, wie im Dokumentenmanagement System Amagno ZUGFeRD und X-Rechnungen importiert werden – alle Daten sind vollständig sofort verfügbar.
Die E-Rechnungspflicht erzeugt zahlreiche Vorteile, bespielsweise:
Elektronische Rechnungen machen die manuelle Eingabe von Daten in Buchhaltungssysteme überflüssig. Dies verringert den Arbeitsaufwand und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler, verbessert die Datenqualität und beschleunigt die Prozesse erheblich.
Durch die Verwendung elektronischer Formate, die direkt maschinenlesbar sind, werden Fehler vermieden, die bei der optischen Zeichenerkennung (OCR) gescannter Dokumente auftreten können. Dies erhöht die Datenintegrität und verringert den Korrekturaufwand.
Die verlässlichen Daten ermöglichen die automatische Erfassung und Verbuchung von Rechnungsdaten. Dadurch wird der Buchhaltungsprozess erheblich beschleunigt und Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden. Zudem werden durch die automatisierte Verarbeitung Fehlerquellen minimiert.
Die elektronische Rechnung ermöglicht die Bearbeitung und den Versand von Rechnungsdaten von jedem Ort und zu jeder Zeit. Dies bietet ein hohes Maß an Flexibilität und Effizienz, da keine physische Anwesenheit im Büro erforderlich ist. So können Mitarbeiter auch auf Geschäftsreisen oder im Home Office effizient arbeiten.
Durch die Digitalisierung von Rechnungen können diese in elektronischen Systemen, z.B. einem DMS, gespeichert und über Suchfunktionen sekundenschnell gefunden werden. Dies spart Zeit bei der Suche nach bestimmten Dokumenten und verbessert die Übersichtlichkeit der Dokumentenverwaltung.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen führt zu signifikanten Kosteneinsparungen, da weniger Papier verbraucht wird, Porto- und Druckkosten entfallen und weniger Lagerplatz benötigt wird. Zusätzlich werden Ressourcen durch die automatisierte Verarbeitung effizienter genutzt.
Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung wird weniger Fachpersonal für die manuelle Rechnungsverarbeitung benötigt. Dies kann zu Kosteneinsparungen im Personalbereich führen und ermöglicht es den Unternehmen, sich auf die Ausbildung ihrer Mitarbeiter in anderen wertschöpfenden Bereichen zu konzentrieren.
Das Ende von Papierrechnungen hat einen positiven Effekt auf die CO2 Bilanz der beteiligten Unternehmen. Produktion von Papier wird vermieden. Transportwege über Fahrzeuge, Flugzeuge und sogar Schiffscontainer werden vermieden.
Es gibt noch keine exakte Definition, wie elektronische Rechnungen technisch zu versenden oder zu empfangen sind. Grundsätzlich sollte die Vollständigkeit und Unveränderlichkeit gewährleistet sein. Die genaue Rechtslage dazu wird sich in den nächsten Jahren sicher ausprägen. Dazu kommt die bereits gelebte Praxis in Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen versenden. Hier ändert sich künftig nur das Format Richtung EN 16931, aber nicht die Art und Weise des Versands.
Üblich ist die Versendung und der Empfang per sicherer E-Mail. Weniger verbreitet sind sichere FTP Zugänge.
In den nächsten Jahren sind zahlreiche Portale (z.B. Peppol) zu erwarten, welche als Vermittler der Rechnungen zwischen Unternehmen funktionieren , die zahlreichen Dateiformate der E-Rechnungen auflösen und Anschlüsse an andere Lösungen, wie ERP, CRM, Finanzbuchhaltung und mehr regeln. Entsprechende Initiativen gibt es beispielsweise bei DATEV. Gerade die Portal werden interessant, um die anstehende Formatvielfalt aufzulösen und die künftig geplanten Transaktionsprotokolle automatisch zu erzeugen.
Die elektronische Rechnung ist eine große Chance und die Umsetzung ist nicht aufwendig. Unternehmen sollten zeitnah die aktuelle Situation prüfen. Wie werden Rechnungen erstellt, versendet, empfangen und rechtskonform verarbeitet. Hier die vier wichtigsten Sofort-Maßnahmen, um auf die E-Rechnungspflicht zu reagieren.
Wir bei Amagno begrüßen die neuen Regelungen zur E-Rechnung, denn wir sind angetreten, um Papier aus den Büros deutscher Unternehmen zu verbannen. Papier ist gut, wenn es um Kreativität geht, aber eine Tonne voller Aktenordner im Büro stehen zu haben ist nicht nur unnötig und unproduktiv, sondern demotiviert auch zukünftige Mitarbeitergenerationen.
Die Regelungen werden sich auch stark auf die Buchhaltung und die Zusammenarbeit mit Steuerberatern auswirken, da sie den Aufwand erheblich reduziere
Auch im Dokumentenmanagement wird es Änderungen geben, denn voraussichtlich werden viele OCR-Anbieter, die sich auf die Erkennung von analogen Rechnungen spezialisiert haben, spätestens 2028 große Probleme bekommen, da diese Dienstleistung immer irrelevanter werden wird.
Gleichzeitig wird der Einsatz von ECM & DMS Systemen zum neuen Standard, da elektronische Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt und archiviert werden müssen. Darüber hinaus helfen sie bei der Umsetzung des Empfangs, der Auffindbarkeit und der Abdeckung der rechtlichen Rahmenbedingungen.
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung. Dabei werden die Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt.
Bilddateien, PDFs oder eingescannte Papierrechnungen erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht.
Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ausschließlich für Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen haupt- oder nebenberuflich betrieben wird. Spätestens ab 2028 sind auch Kleinunternehmer verpflichtet, E-Rechnungen für B2B-Transaktionen auszustellen. Außerdem müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Eine E-Rechnung gilt als zugestellt, wenn der Empfänger die Rechnung erhalten hat und öffnen kann. Dies kann entweder durch den Empfang per E-Mail oder über eine Rechnungseingangsplattform erfolgen.
Wenn Sie eine E-Rechnung erstellen möchten, muss diese wie jede analoge Papierrechnung alle umsatzsteuerlich relevanten Rechnungsbestandteile enthalten (§ 14 Umsatzsteuergesetz):
Darüber hinaus schreibt § 5 der E-Rech-V noch folgende Angaben vor:
Jens Büscher
Geschäftsführer bei Amagno GmbH
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